タスク管理はToodledoがベスト

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タスク管理というのは果てし無い問題ですよね。

今まで会社ではA4の裏紙を半分に切り(つまりA5)、その日一日にやることをプロジェクトごとに箇条書きにしていました。

紙に書くという行為がある種、儀式のような落ち着きを与えてくれるのですが、これを思い切ってデジタル化してみました。

Toodledoというサービスです。

まずデジタル云々以前にタスク管理において重要なポイントを挙げてみます。
これはGTDという考え方に基づくところですが、

すべて残らず書き、一箇所にまとめる

これは頭で覚えておく、これはメモ帳に書く、とか中途半端にしてはいけません。
頭の中にあるタスクを全て書き出し、100%外部に預けることが大切です。
そのためには思いついた時にすぐに書けて、手軽に書けることが重要です。

いつやるかを決める
2分以内にできるようなことは、今すぐやってしまい、タスクリストには書かない。
あとでやることには、いつまでにやるか記入します。
が、すぐに決められないことが多々あります。そうゆうものは、とりあえず要件だけ書いて、期限は後から決めましょう。GTDにはInboxという場所が定義されていて、これは「とりあえず入れる場所」です。前項の「収集」ステップをスムーズに行うのが重要なので「とりあえず入れる、話はそれからだ」という考え方でいいのです。
重要なのは手軽に書けて、あとからレビューして簡単に変更・追記ができることです。

タスクを見返す
タスクを書き出すだけで満足してしまう事があります。
重要なのは、書き出したタスクを後から参照することです。
その際、色んな参照の軸があります。
  • 今日やること、明日やること、という時系列
  • プロジェクトA、プロジェクトB、という案件別
  • 家、会社、ATM、買い物先などの場所別
いろんな軸で見返すことのできるシステムが必要です。
とポイントを書きましたが、上記のポイントを満たすためにはデジタル化するのが一番いいという結論に至りました。
Toodledoは多機能過ぎて初めて使うときは戸惑うこともありますが、基本機能はシンプルです。

Toodledoというか全般的なタスク管理ツールのメリット

1箇所にまとめて、どこからでも参照することができる
紙だとタスクリストをリフレッシュしたいと思ったとき、別の紙に書きなおさないといけません。その際、書き漏れが発生したりするリスクも有ります。
デジタルだとその手間がありません。
完了したタスクは消滅してくれます。しかも、またやり直したいと思ったら完了したタスクリストから1クリックで戻すことも出来ます。
しかもネット上に置くので、書き込んだタスクはWebにつなげばどこでも見ることができます。iPhoneを持っていれば思いついたその瞬間にタスクを登録できます。
クラウドに置けば、1箇所にまとめたものをどこでも参照することができるわけです。

いつやるかを決める・自動で繰り返しも決められる。
いつやるかを決めるときはカレンダーが表示されてぽちっと押せばOKです。
プロジェクトの中の優先順位もポチっと押すだけで決められます。
Ajaxで入力したその場から反映されるお手軽さが便利です。
それにデジタルなら毎週・毎月の繰り返しも設定できます。

タスクをいろんな軸からグリグリ見回せる
これはまさにデジタルならではです。
表示方法を色んな角度から変えることができます。
全部ズラッと順番に並べる、プロジェクトごとに並べる。最近登録したものを並べる、最近完了したものを並べる、などなど。

ということで使ってみたら紙でやっていたのが馬鹿らしく感じるほどです。
GTDという考え方を知るにはこの本を読みましょう。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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コメント(5)

はじめまして。
toodledoとGTDにつられて読ませて頂きました。

私も最近toodledoを使い始めたのですが、GTDで言うところのinbox的な場所が見つけられずに困っています。

思いついたときにささっと入力しておける場所というのはあるのでしょうか?
よろしければ教えて下さい。

よろしくお願いします。

はじめまして。
Toodledoでinboxと定義できる場所はないんじゃないかと思います。

自分の場合は、日付とかコンテクストとかプライオリティとか判断がすんでないタスクはとりあえずタスク内容だけ書いて保存しておいて、
あとから全体を眺めて、[Recently Added]の一覧から見たりして、情報を追記していくような感じで使っています。

もっといいやり方あるのかもしれないですけどね^^

なるほど、「Recently Added」ならチェックしやすいですね。
due dateが入っていないタスクも下の方に集まっているので、ここで代用できそうです。

ありがとうございます!

何度もお邪魔してすみません。

お正月休みの間にいろいろいじっていて、

(1)inboxというコンテキストをつくる
(2)タスク追加時のデフォルトコンテキストを、このinboxにする

で、結構使いやすくなりました。

私はコンテキストを必ず設定するので、こんな風に使っていますが、フォルダを分ける方は、フォルダにinboxを作っても楽かも知れません。

参考になれば幸いです。

コメントありがとうございます♪

なるほど、そのやり方いいですね!

自分の場合、会社のタスクはフォルダ分けを必須にしてるのでフォルダにインボックスを作ってみたらいいかもしれないですね。

試してみます!

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