Rhodiacase2

仕事で使うメモ帳は長年、RHODIA(ロディア)を愛用しています。

その理由はロディアは「切り離せる」という特徴にあります。私の仕事では複数のクライアントと並行して打ち合わせをすることが多いです。それぞれに機密情報を扱いますので、前のお客様の情報が載ったノートを迂闊に見せるわけにはいきません。その為、打ち合わせ時には前の打ち合わせのページを切り取った状態で臨めるのが都合良いわけです。

同様に「リーガルパッド」と呼ばれるメモ帳は弁護士がクライアントごとに相談事項をメモすることから切り離すタイプが定着したと言われています。ということで弁護士に限らず私みたいな使い方をする職種の方はいっぱいいるので人気になったんだと思います。

ロディアの加工は特殊で、切り離しがしやすく切り離した跡がスパッときれいなんですよね。

切り離すことで起こりがちな悩み

しかし切り離せるメモ帳にはデメリットもあります。それは「一度切り離してしまうと、きちんと整理しないと時系列が分からなくなってしまう」ということです。

私は切り離したメモはクライアントごとにA4のクリアファイルに他の印刷した資料と一緒にファイリングするという方法を取っていました。しかしこの方法だと、メモが溜まってきたときに「前に重ねたっけ?後ろに重ねたっけ?」とわからなくなったり、読み返すと次々にめくっていくうちにどれが先頭だったか分からなくなったりしてしまっていましたw
日付をきちんと振るなりしっかりバインディングするなりの工夫すれば解決できることですが、ガサツな私はそこまでやる気がなく、というかそもそもあまりメモを読み返さないため捨ててしまおうか迷うのですが、万が一何か大事なことがメモってあるかもと思うと捨てられずという状況が続いていました。

メモをスマホで撮って電子化したら解決

そんな問題がスマホを使うことで解決しました。

やり方は単純で「メモを切り抜いたらスマホのスキャンアプリで撮って捨てる」というものです。

会社で導入しているOffice 365のLensというアプリを使い、メモをパシャッとやると平面に加工して保存してくれます。それをOfficeのOne Driveに送り案件のフォルダに分けて保存すれば完了です。こうすることで後から閲覧しても時系列は撮影順で保持されているためごっちゃになることがありません。

また殆ど読み返さないメモもバックアップがデータとして残るため、心置きなく捨てることができます。ロディアは高くはないけど安くもないメモ帳なので裏紙をさらに雑多なメモに使い(機密情報注意で)無駄なく使えます。

さらに今の会社ではホワイトボードに書きながら会議をすることが多くそれもLensではきれいにスキャンできるためまとめてメモを保存することができます。

そもそも機密情報をスマホで撮影していいのか?という別の問題があるのですが、それについて話をしだすとキリがないのでここでは割愛。

クライアントごとにきっちりメモを使い切るコツ

切り離して個別にアーカイブするという用途において、やってはいけない使い方があります。それは「一枚の中に複数のクライアントのメモを取ってしまうこと」です。

例えばロディアの先頭の方にちょこっとだけ書いて会議が終わったとします。そうなるとまだ余白がたくさんあるので続きを書きたいのですが、別のクライアントの会議の内容を書いてしまうと、余計なメモを見せないという目的はもちろんですがアーカイブするときに困ってしまいます。律儀にハサミで切り離して保存するか、気にせずしまってしまうと今度は読み返したときに別のクライアントの話が出てきて頭が混乱して時間を無駄にします。

ロディアカバーは役に立つ

しかしこの問題は「ロディアカバーの活用」で解決できます。半端に書き込んで終わったメモは切り取って一旦カバーについているポケットに退避させておくのです。そしてまた同じクライアントの会議が巡ってきたときにそのメモを取り出して続きの会議をメモすればまとめることができます。

ロディアカバーは革などで見た目を楽しむのはもちろんですが、このポケットがあることで実用性を高めてくれます。

しかし最近思うのはA5のロディアをずっと使っているのですが、今の仕事のスタイルならA4サイズくらいのほうがいい気もしてきています。しかしせっかくカバーをA5で買ったしなと言う思いもあり・・・

というかロディアに拘らず「プロジェクトペーパー」のA4サイズなどを使うでもいいかなという気もしてきました。

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